Para escribir un correo electrónico eficaz desde el punto de vista de la comunicación empresarial, hay que cumplir determinadas reglas.
El correo electrónico es un medio de comunicación fabuloso que nos facilita la vida privada y profesional; aunque, por supuesto, también puede complicárnosla si no lo utilizamos correctamente.
En nuestra vida personal, un mail ahorra llamadas innecesarias; nos evita ese no saber qué decir a algunas personas con las que no tenemos suficiente confianza pero con las que queremos mantener el contacto; nos ayuda a cuidar las relaciones afectivas y a mantener las formas en la familia o con los amigos a veces con una simple frase, una felicitación o una foto; nos facilita las relaciones sociales y, sobre todo, nos ahorra tiempo cuando nuestro interlocutor es el típico pelma que no sabe poner punto final a una conversación.
El correo electrónico en el ámbito laboral tiene todas estas ventajas y muchas otras, como por ejemplo, el dejar constancia y evitar así el «te lo dije» y el «no, no me lo dijiste». Pero quien escribe un mail debe ser consciente de su permanencia en el tiempo. El que tiene boca se equivoca, puesto que la rapidez del habla conlleva el error, el titubeo… En cambio, si lo escrito contiene fallos, es porque el que redacta es un ignorante, un torpe o un descuidado. Lo escrito se puede corregir, y cuando no se hace, es porque no se quiere.
12 claves para redactar un buen mail
1. Empezar siempre por saludar, aunque acabemos de hablar por teléfono con el destinatario o sea el colega de la mesa de al lado. Lógicamente, el saludo debe ser acorde a la confianza: «Hola», «Buenos días, Carlos», «Querido Carlos»… Es importante recordar que el vocativo, o sea, la palabra con la que invocamos, llamamos o nombramos al otro, va siempre con coma delante, detrás o entre comas: «Hola, Carlos.»; «Carlos, te informo de nuestros avances»; «Dime, Carlos, si prefieres…».
2. Seamos breves y vayamos al grano, no nos enrollemos. La gente tiene mucho que hacer y no puede dedicar su tiempo a leer al grafómano de turno.
3. Para facilitar la lectura, cuidemos que el tamaño de la letra sea el adecuado. Si procede, utilicemos negritas o color para resaltar lo que queramos destacar. No está mal dejar una línea en blanco entre párrafo y párrafo.
4. El tono hay que cuidarlo. No seamos muy directos si no tenemos suficiente confianza. El idioma español nos permite utilizar el lenguaje impersonal, sin tutear al otro, de manera que no resultemos agresivos. Tengamos en cuenta que la comunicación escrita, donde no hay una sonrisa ni un tono de voz que dulcifique la palabra, puede prestarse a equívocos y resultar agresiva. Decir «tenemos que hacer», «me gustaría que se hiciera», es preferible a «tienes que hacer» o «haz».
5. En caso de que estemos respondiendo a un correo anterior de nuestro interlocutor, podemos dejar su mensaje para saber de qué estamos hablando y no despistarle. Si no lo hacemos, debemos repetir a qué estamos respondiendo: «En relación a lo que me preguntas sobre si…». Tengamos en cuenta que el otro puede estar ya en otro asunto, tener mil temas pendientes, carecer de memoria o no ser capaz de adivinar nuestro pensamiento.
6. Seamos corteses, no olvidemos añadir uno o varios «por favor», «si puedes», «te ruego que», «me gustaría», «si es posible»…
7. Hay que advertir si van documentos o archivos adjuntos al correo, porque algunos programas no lo evidencian y es preciso buscarlos para llevar a cabo la descarga.
8. Es imprescindible poner el asunto del mensaje de forma precisa y coherente. Esto avisará al receptor de qué va el mail y le facilitará las futuras búsquedas posteriores; por ejemplo, «Factura de agosto», «Remodelación despacho», «Próxima reunión»… Por lo mismo, si enviamos fotos en distintos correos, podemos poner «Fotos anuncio 1» «Fotos anuncio 2», «Fotos anuncio y 3».
9. Cuidado con el apartado «con copia a», porque a veces da la impresión de que nos estamos chivando. Si lo hacemos, es mejor decir claramente: «Pongo en copia a Carlos».
10. Si se trata de un correo importante, hay que decir algo así como «Confírmame, por favor, que recibes este mail» o «Dime si puedes descargarte los archivos adjuntos sin problema». A veces hay misteriosas desapariciones de correos que pueden dar al traste con un importante negocio o con una relación profesional (¡o amorosa!). Por lo mismo, conviene dar las gracias o informar de que hemos recibido un correo aunque no nos lo pidan; un simple: «Vale, tomo nota», «Me pongo con ello» bastan. Y conviene hacerlo al momento, para no olvidarlo. Esto nos recuerda que gente extranjera que colabora con Balloon Comunicación nos ha comentado más de una vez que los españoles no respondemos a los correos. ¡Que no se diga, hombre!
11. Es importante también acabar nuestro correo electrónico eficaz con una despedida cortés y amable, acorde con el grado de confianza, con un formal «Un cordial saludo», un frío «Saludos», un cálido «Un fuerte abrazo» o un coloquial «Nos vemos». Además, conviene tener automatizada una firma con nuestro nombre, empresa y su logo, teléfonos, dirección de redes o un about me.
12. Una vez que creamos que ya está todo, queda un paso muy importante antes de pinchar «enviar»: hay que releer. Seguro que encontramos más de una errata y alguna frase que se puede mejorar.
